Au cœur des flux entrants et sortants des grandes organisations (groupes bancaires, industriels ou administrations), la salle courrier joue encore aujourd’hui un rôle stratégique. Focus sur cette plateforme de gestion documentaire, entre recherche d’ergonomie et gains de productivité.
Zéro papier, une réalité ?
Si le courrier physique tend à diminuer (- 0,7 % en 2021 contre -19,4 % en 2020 selon l’Arcep), il demeure un support largement utilisé dans le monde professionnel, notamment pour les documents sensibles. Bons de commande, contrats, factures, prêts bancaires, recommandés, …les échanges de documents papier restent nombreux, que ce soit par habitude ou par obligation légale ou contractuelle.
Pour les sociétés et organisations qui gèrent un grand volume de documents chaque jour, la question de l’optimisation de la fonction courrier reste centrale. En effet, leur capacité à traiter les informations et à apporter des réponses rapides sont les garants d’une expérience client réussie.
Dans ce contexte, les responsables achats et services généraux sont de plus en plus attentifs à rendre la fonction courrier plus efficace. L’enjeu est de parvenir à traiter l’ensemble de ces flux journaliers. pour les adresser ou les délivrer aux bons destinataires, dans les meilleurs délais. Dans cette optique, les opérations de tri, de traitement et de distribution du courrier doivent pouvoir bénéficier d’une logistique et d’équipements adaptés.
La salle courrier, carrefour de l’entreprise
■ Une conception unique
Optimiser la gestion documentaire d’une organisation, passe d’abord par une phase d’audit complète de l’existant. Il s’agit de répondre à la question : Quelle est la meilleure configuration de la salle courrier pour intégrer et optimiser le traitement des flux entrants et sortants ? Cette étude réalisée en amont est essentielle avant de déployer un nouveau mode opératoire qui devra être respecté par l’ensemble des personnes concernées.
Chaque salle courrier répond à une organisation spécifique. Lorsqu’on entre dans la phase de conception ou d’optimisation d’une salle de tri, l’objectif est de parvenir à un espace optimisé, qui soit le plus économique possible pour le client. Concrètement, il s’agit de trouver le juste équilibre entre la typologie des flux, le nombre de casiers nécessaires et la surface disponible. Cette modélisation procède directement des données et du cahier des charge fournis par le client.
■ L’ergonomie, condition sine qua non de la productivité des équipes
Dans une salle courrier, rien n’est laissé au hasard ! L’agencement, le positionnement des équipements et le choix du matériel sont déterminants. L’objectif est de simplifier au maximum les opérations de tri et de pré-tri dans un espace restreint. Pour optimiser les cadences, l’espace doit être adapté à la typologie des flux, et conçu de telle manière à ce que l’opérateur ait le moins de gestes et de déplacements à effectuer. Ces aménagements permettront de fluidifier les opérations et de booster la productivité des opérateurs et agents de tri.
Notre façon de faire : le sur-mesure. Chaque salle courrier est aménagée avec des pigeonniers, c’est-à-dire des meubles à casiers et des tables hautes à roulettes que nous avons dessinées et faites fabriquer par un menuisier bordelais, avec lequel nous travaillons depuis toujours. Mobile, chaque équipement peut être déplacé facilement, d’une salle ou d’un site à l’autre, ou encore en cas de déménagement d’une agence. Cela nous permet d’offrir une prestation premium sur mesure et modulable à l’envie. Valérie Boureau – Chargée de mission technique FM
Une mécanique précise
Au centre de la gestion documentaire des grands réseaux bancaires, les salles courriers permettent de consolider en un même point l’ensemble des flux émanant des sièges sociaux, agences ou établissements, de les trier, et de les reventiler par agences et services back office destinataires. Courriers et documents internes, factures, moyens de paiements, recommandés, téléphones mobiles, tablettes, petits équipements, tout transite par la salle courrier. Cet outil est très important car les flux ici vont très vite.
L’organisation des flux s’adapte en fonction des contraintes horaires du client mais de manière générale, la chaîne du document fonctionne sur le créneau 18-8. C’est-à-dire que toutes les sacoches courriers sont ramassées en fin d’après-midi, au plus tard vers 18h, dans les différents établissements bancaires et acheminés directement dans la salle courrier. Les sacoches sont ensuite ouvertes, et les documents prétriés, triés et conditionnées – généralement entre 23 :00 et 2:00, avant d’être relivrés de nuit ou à la première heure le lendemain matin dans les agences et services destinataires, ou encore dans des centres de traitements, d’archivage ou de destruction ‘partenaires’.
La gestion du courrier s’articule donc autour de 3 grandes étapes :
Étape 1 : réception et traitement des sacoches entrantes (scan, ouverture, extraction et tri)
Étape 2 : ventilation des documents et des moyens de paiement par agence et services de destination (contrôle contenu/contenant) et remise en pigeonnier des sacoches
Étape 3 : Tracking des sacoches sortantes (fermeture, scan) pour expédition
Lorsque le traitement des documents est couplé à un réseau de collecte et de livraison mutualisé des sacoches, le dispositif gagne en performance.
La gestion documentaire est une somme de flux soumis à plusieurs contraintes. Notre métier est d’adapter notre organisation pour offrir le meilleur service en fonction des impératifs horaires de nos clients. En cas de numérisation où les contraintes sont fortes, on organise le plan de transport autour de la salle courrier. Dans d’autres cas comme pour les remises de chèques qui doivent être livrés avant 6h du matin, on organise le traitement des flux pour faciliter le plan de transport. La force du Groupe STERNE réside dans sa sa capacité à aller vite et à pouvoir intercaler une séquence de tri à l’intérieur du flux de transport. Plutôt que de livrer des colis, nous livrons des colis prétriés. En termes de service, c’est un vrai gain de temps pour les utilisateurs.
Salle courrier externalisée : entre performance et baisse des coûts
De l’impression à la destruction en passant par les phases de tri, de transport, de numérisation, d’archivage, de destruction ou de recyclage, les organisations doivent gérer l’intégralité du cycle de vie de leurs documents. Pour optimiser les coûts et délais, tout en améliorant la sécurisation et la confidentialité de leurs flux, beaucoup font appel à un prestataire disposant d’une solution logistique globale et d’un réseau de distribution de nuit dense et mutualisé.
Avec cette organisation, les documents sont collectés en fin de journée sur les différents sites, traités en temps masqué, et remis à leurs destinataires finaux dès lendemain matin. Une solution rapide permettant d’accélérer le traitement des données et des opérations (gain d’une journée en moyenne), d’économiser des ressources et de réduire l’empreinte carbone.
Externalisation : Quid des avantages
+ de flexibilité : externaliser la gestion documentaire et le transport associé permet de vous recentrer sur votre cœur de métier et d’ajuster vos ressources
+ d’espace : si votre bâtiment est implanté en centre-ville où le prix au m2 est cher, externaliser la gestion des salles de tri courrier présente un avantage économique majeur, celui de diminuer le coût de votre loyer.
+ de rapidité : parce qu’elles opèrent de nuit en temps masqué, les salles de tri externalisées permettent d’accélérer le traitement de vos données, et in fine vos opérations (gain d’une journée en moyenne). Elles améliorent ainsi sensiblement le service client
+ de RSE : intégrer les opérations de tri à la chaine transport permet de supprimer certaines liaisons. À la clef, des économies directes et une réduction de vos émissions de CO2
+ de professionnalisme : utiliser un partenaire spécialisé est un gage de confidentialité, de traçabilité et de sécurité
+ de productivité : un partenaire spécialisé est en mesure de définir l’organisation ad-hoc qui permettra de traiter des volumes de courriers importants dans un temps restreint, dans le respect de vos impératifs horaires.
De la salle courrier à la salle objet
Traitement hybride des documents, mise à disposition de contenants et sacoches recyclables, organisation de tournées régulières, le fonctionnement de la salle courrier répond à une logistique précise, qui doit sans cesse se réadapter. Par ses résultats en termes de sécurité, de réduction des coûts, et d’amélioration de l’expérience utilisateur, cet espace dédié au traitement des flux séduit en dehors du secteur tertiaire.
Aujourd’hui les meilleurs clients sont ceux qui n’utilisent pas encore le service ! La configuration des salles de tri est intéressante et peut être étendue à d’autres objets que le courrier. Prenons un Groupe industriel qui doit faire acheminer des pièces détachées de petite taille vers ses différents magasins ou sites de production. Il peut utiliser une salle dédiée à la préparation de commandes. Toutes les pièces transitent par cette salle, avec des liaisons permanentes vers les différents chantiers. Ce savoir-faire combiné (salle courrier + transport) nous permet de répondre à de nombreux enjeux logistiques, tous secteurs confondus
La salle de tri est un dispositif qui peut s’adresser à de nombreux secteurs, car il permet de traiter des flux de nature diverse. Courriers et documents bien sûr, mais également petits équipement ou matériels téléphoniques et informatiques, pièces détachées pour industriels, empreintes pour laboratoires dentaires, composition de kit, en box, trousses, pochettes pour l’industrie du luxe, préparation de commandes pour les retailers, kits santé pour laboratoires pharmaceutiques…le champ des possibles est plus large qu’il n’y parait.
Forts de leur capacité à mutualiser, les prestataires logistiques peuvent s’appuyer sur leurs tournées régulières au sein des organisations pour proposer des services complémentaires en Facility Management : desserte d’immeubles, gestion des emballages et des déchets, préparation des salles de réunion, maintenance de bâtiment de premier niveau. Passer par un prestataire capable de traiter l’ensemble de vos flux et organiser des opérations de Facility management in situ vous apportera une gestion optimale de votre organisation à moindre coût.
Vers une diversification des flux
Sébastien Talbot – Directeur d’agence Chilly Mazarin
» Depuis juillet 2020, un grand fabricant de prothèses dentaires
nous a sollicité pour la gestion de ses colis avec un réseau de 80 centres dentaires présents sur toute la France. Notre mission est de traiter les flux entrants/sortants dans une salle de tri à Chilly Mazarin. Tous les jours à 7 du matin, les opérateurs reçoivent des sacoches contenant des moulages qu’il faut extraire, trier et conditionner avant de les expédier depuis Roissy Charles Gaulle vers les usines de fabrication, soit en Chine, soit en Turquie ou en Roumanie. Le coursier récupère les prothèses import qui sont acheminés vers la salle de tri pour être traités et expédiés le soir même. différents centres dentaires. Chaque sacoche dispose d’une étiquette réversible avec code à barre qui permet de tracer les flux avec notification d’expédition ou de réception des prothèses. »
➡️ Le Groupe STERNE fournit des solutions de salles de courrier qui repose sur une approche globale d’optimisation des processus de la fonction courrier. Avec à son actif 125 salles courrier, nos solutions documentaires incluent la conception et la gestion de salle courrier externalisée ; la collecte 5 jours par semaine ; le tri, la massification et l’ affranchissement des plis ; la numérisation et l’Archivage.
